Rechtliche Regelungen rund um den Dienstwagen – Was Arbeitnehmer und Arbeitgeber wissen sollten

Der Dienstwagen gehört in vielen Branchen zum festen Bestandteil der Vergütung. Für Arbeitnehmer ist er oft ein attraktiver Zusatz zum Gehalt – insbesondere, wenn er auch privat genutzt werden darf. Doch mit dem Dienstwagen sind zahlreiche rechtliche und steuerliche Fragen verbunden, die häufig erst dann relevant werden, wenn es zu Änderungen im Arbeitsverhältnis kommt, etwa bei Krankheit,Elternzeit, einer neuen Position oder dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Der folgende Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten rechtlichen Aspekte im Zusammenhang mit Dienstwagen und erläutert typische Fallgestaltungen aus der Praxis. 

1. Dienstwagen als reines Arbeitsmittel oder als Vergütungsbestandteil

Zunächst ist zu unterscheiden, ob der Dienstwagen nur dienstlich oder auch privat genutzt werden darf. Eine private Nutzung löst regelmäßig einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil aus.

Dienstliche Nutzung (reines Arbeitsmittel)

Darf der Wagen nur für dienstliche Fahrten genutzt werden, gilt er als reines Arbeitsmittel.

•    Rechtslage: Der Arbeitnehmer ist lediglich „Besitzdiener“.

•    Kein geldwerter Vorteil: Es entsteht kein steuerpflichtiger Vorteil, da die private Nutzung untersagt ist.

•    Rückgabepflicht: Der Arbeitgeber kann die Herausgabe jederzeit verlangen 

Gestattete Private Nutzung (Sachbezug)

Die Erlaubnis zur privaten Nutzung macht den Dienstwagen zu einem Sachbezug, der steuer- und sozialversicherungspflichtig ist und oft einen Teil der geschuldeten Arbeitsvergütung darstellt.

•    Lohncharakter: Der Arbeitgeber ist zur Bereitstellung verpflichtet, solange er zur Entgeltzahlung verpflichtet.

•    Geldwerter Vorteil: Die private Nutzung muss als Arbeitslohn versteuert werden.

2. Steuerliche Behandlung: Der geldwerte Vorteil

Wird der Wagen auch privat genutzt, gilt grundsätzlich die 1%-Regelung. Dabei werden 1 % des Bruttolistenpreises sowie 0,03 % je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte versteuert. Für Elektro- und Hybridfahrzeuge gelten Steuervergünstigungen (0,25 % bzw. 0,5 % je nach Fahrzeugtyp und CO2-Ausstoß). Die reduzierten Sätze sind teilweise befristet. 

Fallbeispiel: Benziner/Diesel

Ein Mitarbeiter nutzt einen Benziner (Listenpreis 40.000 €) privat und fährt 20 km zur Arbeit.

•    Private Nutzung: 40.000 x 1% = 400 € pro Monat

•    Fahrten zur Arbeit: 40.000 x 0,03% x 20 km= 240 € pro Monat

•    Gesamter geldwerter Vorteil: 640 € pro Monat

Alternativ kann der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen, um die tatsächlichen privaten Nutzungsanteile nachzuweisen. Diese Methode ist oft günstiger, wenn der private Anteil gering ist, erfordert jedoch eine lückenlose und ordnungsgemäße Dokumentation der Fahrten.

3. Sonderausstattungen und Auswahlrechte

In der Regel legt der Arbeitgeber die Auswahl des Fahrzeugs (z.B. Marke, Modell, Preisrahmen) fest. Arbeitnehmer können aber oft innerhalb dieses Rahmens Ausstattungsdetails (Farbe, Felgen, Polsterung) wählen. Wünscht der Arbeitnehmer eine über die Vorgaben des Arbeitgebers hinausgehende, teurere Sonderausstattung (z.B. größere Motorisierung, besondere Assistenzsysteme), so ist es üblich, dass er die Mehrkosten selbst trägt (Zuzahlung).

Achtung: Wird das Arbeitsverhältnis vorzeitig beendet, sind Klauseln, die den Arbeitnehmer zur Zahlung der gesamten Restkosten für die Sonderausstattung verpflichten, oft unwirksam, da sie eine unzulässige Erschwerung derKündigung(insbesondere der Eigenkündigung) darstellen können.

4. Rückgabe des Dienstwagens 

Am Ende des Arbeitsverhältnisses muss der Wagen regelmäßig zurückgegeben werden. 

Während Freistellung oder bei Krankheit gilt der Anspruch auf Nutzung fort, solange eine Verpflichtung des Arbeitgebers zur Entgeltfortzahlung besteht, denn der auch privat nutzbare Dienstwagen stellt quasi Arbeitslohn dar. Endet die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Entgeltfortzahlung (in der Regel nach 6 Wochen), so kann diese die Herausgabe des Dienstwagens verlangen. 

Während der Mutterschutzfristen vor und nach der Geburt besteht der Anspruch auf den Dienstwagen (als Sachbezug) in der Regel fort. Der Anspruch endet jedoch in der Regel mit Beginn ggf. beanspruchtenElternzeit, da in dieser Phase die wechselseitigen Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis ruhen. Zu diesen ruhenden Pflichten gehört auch die Verpflichtung zur Gewährung des Dienstwagens. Der Arbeitgeber kann den Dienstwagen also herausverlangen und muss keine Entschädigung zahlen.

Die Frage, ob der Arbeitgeber den Dienstwagen bei Zuweisung einer anderen Position entziehen kann, hängt schließlich von der vertraglichen Vereinbarung und dem Direktionsrecht ab. Enthält danach die Dienstwagenvereinbarung einen wirksamenWiderrufsvorbehaltund entspricht dieser "billigem Ermessen" so ist ein Widerruf bei Vorliegen eines sachlichen Grundes zulässig. Ein solcher Sachgrund kann z.B. gegeben sein, wenn der Mitarbeiter auf eine Position versetzt wird, für die typischerweise kein Dienstwagen mehr erforderlich ist (z.B. weil Außendienst entfällt).  Voraussetzung ist jedoch, dass die Versetzung an sich rechtlich zulässig ist. 

Achtung: Wird die neue Position als geringwertiger angesehen (sogenannte Abgruppierung) und ist der Dienstwagen als statuserhöhendes Gehaltselement vereinbart, kann der Entzug unwirksam sein, da er eine unzulässige Änderung der vertraglichen Vergütung darstellt.

5. Empfehlungen zur Vertragsgestaltung

Eine klare vertragliche Regelung sollte enthalten: Nutzungszweck (beruflich/privat), Fahrzeugklasse, Kostentragung, Versteuerung eines etwaigen geldwerten Vorteils (pauschal/Fahrtenbuch), Rückgaberegeln undWiderrufsvorbehalte. 

Fazit:

Der Dienstwagen ist ein wertvolles Vergütungselement, das klare rechtliche und steuerliche Regeln erfordert. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten ihre Rechte und Pflichten vertraglich genau regeln, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Was können wir für Sie tun?

➡️  Wir prüfen oder erstellen für Sie Dienstvereinbarungen oder passen diese für an.

➡️   Wir beraten Sie zu der Frage, ob und in welchem Umfang eine Herausgabe des Fahrzeugs verlangt werden kann.

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